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Frankiermaschinen und ihre Vorteile

Das papierlose Büro ist immer noch eine Utopie, und trotz des angestiegenen Emailverkehrs hat sich der Postverkehr per Papier nicht dramatisch verringert und ist immer noch sehr hoch.

Das hängt zum Beispiel damit zusammen, dass aus rechtlichen Gründen manche Dokumente immer noch in Papierform vorliegen müssen. Und für manche Aktionen eignet sich eine Broschüre oder ein Flyer auf hochwertigem Papier besser als ein Newsletter per Internet.

Daher ist es kein Wunder, dass eine stattliche Anzahl von Unternehmen Frankiermaschinen nutzt. Denn das kann sich sogar schon ab einem Postaufkommen von nur 7 Sendungen täglich rechnen.

Die Vorteile von Frankiermaschinen

Die Bearbeitung der Post und deren Bereitstellung zum Versand können sehr aufwändig sein und je nach Volumen sehr viel Arbeitskraft binden. Zudem ist eine händische Bearbeitung durchaus fehleranfällig, so dass nicht jedes Poststück korrekt erstellt wird. Die Frankiermaschine kann daher mit den folgenden Vorteilen punkten:

Eine Frankiermaschine kann den zeitlichen Aufwand, der für die Postbearbeitung notwendig ist, deutlich verkürzen. Eine halb- oder vollautomatische Frankiermaschine kann pro Stunde so viele Sendungen verarbeiten – ein Hochleistungsgerät schafft zum Beispiel bis zu 20.000 Sendungen in der Stunde -, wie dies nur mit einem immens hohen Personalaufwand möglich wäre.

Eine moderne Frankiermaschine kann so konfiguriert werden, dass sie die Postbearbeitung vollautomatisiert vornimmt. Die einzigen Arbeitsvorgänge, die noch per Hand vorgenommen werden müssen, sind das Einspeisen des Postgutes sowie dessen Ablieferung bei der Post; und auch diese Vorgänge kann man zum Teil an Dienstleister auslagern oder automatisieren. So wird wertvolle Arbeitskraft für andere anspruchsvollere Tätigkeiten frei.

Viele der Geräte sind mit einer Waage ausgerüstet oder können nachträglich damit versehen werden. Ist das der Fall, so wiegt die Frankiermaschine die Poststücke und berechnet automatisch das korrekte Porto. Es kann so ausgeschlossen werden, dass Sendungen über- oder unterfrankiert werden.

Sehr viele Frankiermaschinen sind in der Lage, in einem einzigen Arbeitsgang Poststücke von unterschiedlicher Dicke und in verschiedenen Formaten zu verarbeiten. So entfällt das aufwändige Vorsortieren per Hand, und die mit einer Waage ausgerüsteten Geräte frankieren auch unterschiedliche Sendungen absolut korrekt.

Viele Unternehmen haben sich unter anderem deshalb für eine Frankiermaschine entschieden, weil sie damit ihre Post personalisieren können. Denn eine Frankiermaschine kann nicht nur das Porto aufdrucken, sondern zusätzlich das Firmenlogo und sogar einen kurzen Text wie einen Gruss oder den Hinweis auf eine besondere Aktion. Dabei können oft mehrere verschiedene Logos und Texte eingespeichert werden, die man für jeden Versand individuell bequem und schnell auswählen kann.

Die Maschinen halten zudem alle benötigten Portowerte vorrätig und aktualisieren sie ständig. Dadurch kann der Kunde sicher sein, dass er immer nur aktuelle und korrekte Frankierungen hat.

So gut wie alle modernen Frankiermaschinen lassen sich online aufladen, so dass auch der Gang zur Post oder ein anderes zeitaufwändiges Verfahren entfallen.

Die Frankiermaschine bietet also durch ihre Vorteile ein potenzielles Einsparvolumen, das sehr beachtlich sein kann. Selbst bei einem eher geringen Postaufkommen kann der Kauf oder die Miete einer Frankiermaschine lohnend sein, zumal in vielen Ländern die Post auch noch ab einem gewissen Volumen einen Rabatt anbietet.